Datenschutzerklärung für die Senze.ai-Plattform
Stand: 18.03.2026
1 · Einleitung und Geltungsbereich
Diese Erklärung informiert Sie – unsere Kunden und registrierten Plattform-Nutzer – über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten beim Einsatz der SaaS-Plattform Senze.ai unter app.senze.ai.
Nicht erfasst sind Daten der Umfrageteilnehmer; dafür ist der jeweilige Kunde verantwortlich (siehe Abschnitt 4).
Ebenfalls erläutert wird, wie wir die von Ihnen gespeicherten Umfrage-Design-Daten (Fragen, Struktur, Filterlogik) behandeln.
2 · Verantwortlicher
senze.ai GmbH & Co. KG
Siebenbrunner Str. 22 · 86179 Augsburg
E-Mail: info@senze.ai
3 · Welche Daten verarbeiten wir?
| Kategorie | Zweck | Rechtsgrundlage | Speicherdauer* |
|---|---|---|---|
| Account-Daten (Name, E-Mail, Firma) | Registrierung, Login, Support | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO | bis Account-Löschung + 3 Jahre |
| Newsletter-Daten (E-Mail-Adresse, Anmelde-Zeitpunkt, Versand-Statistik) | Versand des Newsletters | Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO | bis Widerruf der Einwilligung |
| Vertrags- & Abrechnungsdaten | Vertrag, Rechnung, Nachweis | Art. 6 Abs. 1 lit. b / c DSGVO | 10 Jahre (HGB / AO) |
| Umfrage-Design-Daten (Fragen, Struktur, Filterfragen) | Speichern Ihrer Umfrage-Projekte | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO | bis Projekt- oder Account-Löschung |
| Nutzungsanalyse ohne Cookies (pseudonymisiert) | Produktverbesserung | Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO | 24 Stunden (Tages-Hash) |
| Nutzungsanalyse mit Cookies (pseudonymisiert, nur mit Einwilligung) | Produktverbesserung, Nutzungsverläufe | Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO / § 25 Abs. 1 TDDDG | bis Widerruf bzw. 12 Monate |
| Server-Logs (IP, Zeit, UA) | IT-Sicherheit | Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO | 14 Tage |
*Längere Aufbewahrung nur, wenn gesetzlich vorgeschrieben.
4 · Rollenmodell bei Umfragen
| Datenart | Verantwortlicher | Senze.ai-Rolle |
|---|---|---|
| Daten der Umfrageteilnehmer | Ihr Unternehmen | Auftragsverarbeiter (Art. 28) |
| Ihre Account- und Vertragsdaten | Senze.ai | Verantwortlicher |
Der Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) ist integraler Bestandteil unserer AGB.
5 · Cookies & Produktanalyse
5.1 Technisch notwendige Cookies
Für Authentifizierung und Sitzungsverwaltung verwenden wir ausschließlich technisch notwendige Session- und Auth-Cookies (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG).
5.2 Produktanalyse mit PostHog
Zur Produktverbesserung setzen wir PostHog (EU-Instanz, Frankfurt) ein. Dabei unterscheiden wir zwei eigenständige Verarbeitungsvorgänge:
a) Analyse ohne Cookies (Standard) Ohne Ihre Einwilligung erfassen wir anonyme Nutzungsdaten im cookieless Modus: Es werden keine Cookies, kein localStorage und keine persistenten Identifikatoren gesetzt. IP-Adressen werden serverseitig nur transient zur Erzeugung eines nicht-rückführbaren Tages-Hashes verwendet und nicht gespeichert. Eine sitzungsübergreifende Wiedererkennung findet nicht statt. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an aggregierter Reichweitenmessung und Produktoptimierung). Widerspruchsrecht: Sie können dieser Verarbeitung jederzeit widersprechen, indem Sie uns unter privacy@senze.ai kontaktieren (Art. 21 DSGVO).
b) Analyse mit Cookies (nur mit Einwilligung) Wenn Sie über unser Cookie-Banner in die Analyse-Cookies einwilligen, setzen wir zusätzlich Cookies und localStorage ein, um Ihre Nutzung sitzungsübergreifend zu analysieren. Dabei wird ein pseudonymisierter Nutzungsidentifikator (SHA-256-Hash Ihrer internen Nutzer-ID) an PostHog übermittelt; Ihre E-Mail-Adresse oder Ihr Name werden nicht übertragen. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO i. V. m. § 25 Abs. 1 TDDDG (Einwilligung). Widerruf: Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, indem Sie die Cookies Ihres Browsers löschen oder über den Link „Cookie-Einstellungen" im Footer der Plattform Ihre Wahl ändern. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).
5.3 Umfrageteilnehmer
Auf den Seiten zur Umfrageteilnahme (/survey/…) wird ausschließlich der cookieless Modus ohne Banner eingesetzt. Es findet keine nutzeridentifizierende Analyse statt.
5.4 KI-Observability (Betrieb & Fehleranalyse der KI-Assistenten)
Zum sicheren und fehlerfreien Betrieb unserer KI-Assistenten (u. a. Interview-Assistent in Umfragen, Assistent im Umfrage-Designer) protokollieren wir die KI-Aufrufe (Observability) über Langfuse (EU, Irland) und PostHog (EU, Frankfurt). Standardmäßig werden nur technische Metadaten erfasst (Modell, Dauer, Token-Nutzung, Fehler, Tool-Aufrufe). Zur Fehleranalyse können vorübergehend auch Gesprächsinhalte (Ein- und Ausgaben) gespeichert werden; im Interview-Assistenten geschieht dies nur bei aktivierter Inhaltserfassung. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse am sicheren, fehlerfreien Betrieb der KI-Funktionen; vgl. Erwägungsgrund 49). Schutzmaßnahmen: Verarbeitung ausschließlich in der EU, Zugriff auf Betrieb und Technik beschränkt, keine Verwendung für KI-Training, automatische Löschung der Inhalts-Daten nach spätestens 30 Tagen. Interview-Teilnehmende sind anonym (kein Account). Widerspruchsrecht: Sie können dieser Verarbeitung jederzeit widersprechen (Art. 21 DSGVO), Kontakt: privacy@senze.ai.
6 · Sub-Auftragsverarbeiter
| Dienstleister | Zweck | Standort |
|---|---|---|
| Supabase Inc. | DB & Auth | Frankfurt (eu-central-1) |
| Render Inc. | Container-Hosting | Frankfurt |
| AWS EMEA SARL | Bedrock-KI (Claude Fam.) | EU |
| Deepgram Inc. | Sprachtranskription | EU |
| Mistral AI SAS | Sprach-zu-Text-Transkription | EU (Frankreich), temporäre Übermittlung außerhalb der EU nicht ausgeschlossen (EU-SCC) |
| Functional Software Inc. (Sentry) | Fehlerüberwachung | USA (EU-SCC) |
| PostHog Inc. | Produktanalyse (cookieless & einwilligungsbasiert) & KI-Observability | Frankfurt (EU) |
| Langfuse GmbH | KI-Observability | EU (Irland) |
| Plus Five Five Inc. (Resend) | Transaktions- und Newsletter-Mails | USA (EU-SCC) |
| Stripe Inc. | Zahlungen | EU/USA |
Alle Sub-Prozessoren sind vertraglich (SCC / DPA) gebunden. Für die Newsletter-Versendung betreiben wir je Marke (Senze.ai und i-tam.org) ein eigenes Resend-Konto, jeweils mit eigenem Auftragsverarbeitungsvertrag — die rechtliche Auftragsverarbeiterin (Plus Five Five Inc.) bleibt in beiden Fällen identisch.
7 · Ihre Rechte
Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenportabilität, Widerspruch, Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 15 ff DSGVO). Kontakt: privacy@senze.ai.
8 · Newsletter (optional)
Im Footer unserer Webseiten bieten wir die Anmeldung zu einem Newsletter an. Die Anmeldung erfolgt im Double-Opt-In-Verfahren: Nach Eingabe Ihrer E-Mail-Adresse senden wir Ihnen eine Bestätigungs-E-Mail mit einem Aktivierungslink. Erst nach Klick auf diesen Link wird Ihre E-Mail-Adresse in den Newsletter-Verteiler übernommen.
Verarbeitete Daten: E-Mail-Adresse, Zeitpunkt der Anmeldung. Der Abschluss des Bestätigungsschritts wird durch den Eintrag der Adresse im aktiven Newsletter-Verteiler dokumentiert.
IP-Adresse: Beim Anmeldevorgang erfassen wir Ihre IP-Adresse nicht gesondert für den Newsletter; sie erscheint lediglich kurzzeitig in unseren Server-Logs (siehe Abschnitt 3) und wird dort nach 14 Tagen gelöscht.
Versand-Statistik: Beim Öffnen einer Newsletter-Mail und beim Klick auf darin enthaltene Links werden Zeitpunkt, IP-Adresse und User-Agent durch unseren Auftragsverarbeiter erfasst, um Öffnungs- und Klickraten auswerten zu können. Klick-Links werden vor der Weiterleitung an das eigentliche Ziel über unsere Tracking-Subdomains links.senze.ai bzw. links.i-tam.org zugestellt. Mit der Einwilligung zur Newsletter-Anmeldung willigen Sie in diese Verarbeitung ein; bei Widerruf der Newsletter-Einwilligung endet sie automatisch.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung).
Widerruf: Sie können Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen. In jeder Newsletter-Mail finden Sie einen Abmelde-Link. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).
Auftragsverarbeiter: Plus Five Five Inc. (Resend), siehe Abschnitt 6. DPA liegt vor.
Speicherdauer: Bestätigte Anmeldungen werden gespeichert, bis Sie Ihre Einwilligung widerrufen.
Nicht bestätigte Anmeldungen: Bei Anmeldungen, die nicht über den Aktivierungslink bestätigt werden, verbleibt die E-Mail-Adresse bei unserem Auftragsverarbeiter im Status "nicht bestätigt"; an diese Adressen wird kein Newsletter versendet. Sie können jederzeit die Löschung Ihrer E-Mail-Adresse unter privacy@senze.ai anfordern.
9 · Änderungen
Bei Rechts- oder Funktionsänderungen passen wir diese Erklärung an; die aktuelle Version ist jederzeit im Footer der Plattform verlinkt.
Zuletzt aktualisiert: 18. März 2026