Dreifache Schutzschicht: Wir verwenden mehrere Maßnahmen zum Schutz Ihrer Anonymität:

• Anonymisierung: Unsere Pipeline ersetzt Namen, Orte und andere Identifikatoren automatisch durch neutrale Platzhalter.
• Paraphrasieren (eingetippte Antworten): Jede Antwort wird durch KI neu formuliert, damit kein Rückschluss auf den individuellen Schreibstil möglich ist.
• Mindestgruppengröße: Bei gefilterten Auswertungen (z.B. nach Abteilung oder Position) werden Ergebnisse nur angezeigt, wenn mindestens 5 Teilnehmende in der Filtergruppe sind, sodass kein Rückschluss auf Einzelpersonen möglich ist.

Für Antworten, die Sie selbst eintippen, gilt: Nur die anonymisierte Version wird für die Analyse verwendet, und nur die paraphrasierte Version landet im Dashboard zur späteren Ansicht.

Bei Audio-Aufnahmen aus Gruppengesprächen ist die Reihenfolge eine andere. Dort wird zuerst die Aufnahme in Text umgewandelt und dieses erste Transkript gespeichert, die Anonymisierung folgt erst danach, und paraphrasiert wird dort nicht. Wie das im Detail abläuft, steht im Abschnitt „Gruppengespräche und Live-Dialog“.

Was aufgenommen wird: Bei einem Live-Dialog liegt ein einzelnes Gerät, in der Regel ein Smartphone, in der Mitte der Gruppe und nimmt über den Browser das gesamte Gespräch auf. Aufgenommen wird also nicht nur die Person, die gerade antwortet, sondern alles, was während der Sitzung gesprochen wird.

Wie die Einwilligung zustande kommt: Bei moderierten Live-Dialogen wird vor der Aufnahme auf dem Gerät angegeben, wie viele Personen in der Gruppe sind, und jede Person bestätigt ihre Zustimmung einzeln. Aufgenommen wird nur, wenn alle zugestimmt haben. Stimmt eine Person nicht zu, nimmt die Gruppe ohne Aufnahme teil; niemand muss das begründen. Bei Live-Dialogen ohne Moderation bestätigt eine Person für die Gruppe: „Wir bestätigen, dass alle Gruppenmitglieder über die Audioaufnahme und die anonymisierte Auswertung informiert wurden, damit einverstanden sind und die Teilnahme freiwillig ist.“

Abbrechen: Während des Gesprächs kann die Gruppe die Aufnahme in der App abbrechen. Was das Gerät bis dahin aufgenommen hat, wird dann auf dem Gerät gelöscht, nicht ausgewertet und innerhalb von 24 Stunden auch von unseren Servern gelöscht. Sind bereits hochgeladene Teile schon verarbeitet, etwa weil die Sitzung inzwischen beendet wurde, zeigt die App das an; die Löschung veranlassen dann die Organisator:innen oder privacy@senze.ai. Einzelne Stimmen lassen sich aus einer laufenden Aufnahme nicht herausnehmen. Wer nicht aufgenommen werden möchte, sagt das deshalb am besten, bevor die Aufnahme startet.

Die Reihenfolge, offen gesagt: Die Original-Aufnahme und das erste, noch nicht anonymisierte Transkript werden gespeichert, bevor die Anonymisierung stattfindet. Die Umwandlung von Sprache in Text übernehmen für uns zwei Dienstleister: Deepgram und Mistral, beide über ihre EU-Endpunkte.

Sprecher ohne Namen: Das Transkript wird automatisch in einzelne Sprecher aufgeteilt. Diese werden ausschließlich als „Sprecher:in 1“, „Sprecher:in 2“, „Sprecher:in 3“ und so weiter geführt. Eine Zuordnung dieser Nummern zu Namen findet nicht statt.

Danach: Erst im Anschluss laufen die Anonymisierung und die inhaltliche KI-Auswertung über AWS Bedrock in EU-Regionen. Gesprächsbeiträge werden nicht paraphrasiert. Ausgewertet wird nur die anonymisierte Fassung, und die Ergebnisse werden zusammengefasst dargestellt.

Original-Aufnahmen: Zur Aufbewahrungsdauer der Original-Audiodateien wenden Sie sich bitte an die für Ihre Umfrage verantwortliche Stelle oder an privacy@senze.ai.

Ihre Rechte: Ihre Datenschutzrechte nach DSGVO gelten auch für Live-Dialoge. Ein einzelner Gesprächsbeitrag lässt sich aus einer Gruppenaufnahme technisch derzeit allerdings nicht gezielt herauslösen. Wenden Sie sich in einem solchen Fall an privacy@senze.ai.

Nein. Die Teilnahme erfolgt komplett ohne Anmeldung oder Login. IP-Adressen werden nicht protokolliert oder gespeichert.

Bei Antworten, die Sie eintippen oder auswählen, ist eine Zuordnung zu einzelnen Personen damit technisch nicht möglich: Wir speichern schlicht kein Merkmal, über das sich eine Antwort einer Person zuordnen ließe.

Für Audio-Aufnahmen aus Gruppengesprächen gilt das nicht im selben Maß. Eine Aufnahme enthält Stimmen und mitunter gesprochene Namen, und wer an einer Sitzung teilgenommen hat, ist in der Regel bekannt. Was wir dort tun, um die Auswertung trotzdem anonym zu halten, steht im Abschnitt „Gruppengespräche und Live-Dialog“.

Speicherung ausschließlich in Deutschland:

• Alle Daten werden in Frankfurt (AWS eu-central-1) gespeichert
• AES-256-Verschlüsselung im Ruhezustand
• TLS 1.3 für alle Datenübertragungen
• Zugriffskontrolle via PostgreSQL Row-Level-Security (RLS)

Wir setzen ausschließlich Modelle ein, die über AWS Bedrock in EU-Regionen betrieben werden.

Die Zusage gilt der Infrastruktur, nicht einem einzelnen Hersteller: Welche Modelle wir einsetzen, quelloffene ebenso wie proprietäre, kann sich ändern. Sie laufen in jedem Fall ausschließlich über diese Infrastruktur innerhalb der EU. Gespeichert werden Ihre Daten unverändert in Frankfurt.

Wichtig: Es findet kein Training oder Fine-Tuning auf Kundendaten statt. Ihre Daten werden ausschließlich für die einmalige Analyse verwendet.

Zum sicheren Betrieb und zur Fehleranalyse protokollieren wir KI-Aufrufe (Observability) über Langfuse (EU, Irland) und PostHog (EU, Frankfurt). Standardmäßig werden dabei nur technische Metadaten erfasst (Modell, Dauer, Token-Nutzung, Fehler); zur Fehleranalyse können vorübergehend auch Gesprächsinhalte des KI-Interview-Assistenten gespeichert und nach spätestens 30 Tagen automatisch gelöscht werden. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse am sicheren, fehlerfreien Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Standardmäßig nur Ihr Projektteam. Senze.ai-Administratoren erhalten in einzelfällen temporären Zugriff ausschließlich für administrative Zwecke.

Speicherdauer von Antworten: Antworten werden nur so lange gespeichert wie im Rahmen des Projektes vereinbart. Wenn nicht anders vereinbart werden Umfragen inkl. aller Antworten und Analysen nach einem Jahr gelöscht.

Keine Werbe- oder Marketing-Cookies. Wir betreiben keine Werbung und geben keine Daten an Werbenetzwerke weiter.

• Technisch notwendige Cookies: Für die Anmeldung und die Sitzung setzen wir Session-Cookies. Ohne sie funktioniert die Plattform nicht.
• Produktanalyse ohne Cookies (Standard): Zur Verbesserung der Plattform nutzen wir PostHog (EU, Frankfurt). Ohne Ihre Einwilligung läuft das im cookieless Modus: keine Cookies, kein localStorage, keine dauerhafte Wiedererkennung.
• Analyse-Cookies nur mit Einwilligung: Deshalb gibt es auf der Plattform ein Cookie-Banner. Nur wenn Sie dort zustimmen, setzen wir Analyse-Cookies, um die Nutzung über mehrere Besuche hinweg zu verstehen. Dabei wird eine pseudonyme Kennung übertragen, nicht Ihr Name oder Ihre E-Mail-Adresse. Ihre Wahl können Sie jederzeit über „Cookie-Einstellungen“ im Footer ändern.
• Umfrage-Teilnehmende und öffentliche Seiten ohne Anmeldung: Auf den Seiten zur Umfrageteilnahme und auf einzelnen öffentlichen Seiten, die ohne Anmeldung genutzt werden, gibt es kein Cookie-Banner und keine Analyse-Cookies, dort gilt ausschließlich der cookieless Modus.

Alle Dienstleister verarbeiten Daten ausschließlich in Deutschland bzw. unter EU-Standardvertragsklauseln:

• Supabase: Datenbank & Authentifizierung
• Render: Hosting & Infrastruktur
• AWS Bedrock: KI-Inferenz
• Langfuse: KI-Observability & Qualitätssicherung (EU)
• Deepgram: Sprach-zu-Text-Transkription (EU-Endpunkt)
• Mistral: Sprach-zu-Text-Transkription (EU-Endpunkt)
• PostHog: Produktanalyse (cookieless) & KI-Observability (EU)
• Resend: E-Mail-Versand
• Stripe: Zahlungsabwicklung

Ihre Datenschutzrechte nach DSGVO:

• Auskunft über gespeicherte Daten
• Berichtigung unrichtiger Daten
• Löschung personenbezogener Daten
• Einschränkung der Verarbeitung
• Datenübertragbarkeit
• Widerspruch gegen Verarbeitung
• Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde

Sie machen sich als Betriebs- oder Personalrat Sorgen um die Persönlichkeitsrechte und den Schutz der Beschäftigten in Ihrer Organisation? Wir auch. Deshalb ist senze.ai so gebaut, dass eine Befragung Themen und Stimmungen sichtbar macht, aber keine einzelnen Menschen.

• Keine Kontrolle einzelner Personen: Die Auswertung zeigt Themen und Muster über viele Antworten hinweg. Bewertungen oder Profile einzelner Beschäftigter erstellen wir nicht.
• Kein Rückschluss auf Personen: Die Teilnahme erfolgt ohne Anmeldung, IP-Adressen speichern wir nicht. Namen und andere Hinweise auf Personen werden automatisch entfernt, und jede Antwort wird umformuliert, damit der Schreibstil niemanden verrät. Im Dashboard steht nur die umformulierte Fassung.
• Kleine Gruppen bleiben geschützt: Wird nach Abteilung, Standort oder Position gefiltert, erscheinen Ergebnisse erst ab 5 Teilnehmenden in der Gruppe.
• Klare Zugriffsrechte: Ergebnisse sehen nur Personen, die das Projektteam ausdrücklich einlädt. Auch der Betriebs- oder Personalrat kann eingeladen werden, lesend oder mitgestaltend.
• Transparenz vor dem Start: Der Fragebogen kann vorab gemeinsam abgestimmt werden. Teilnehmende erhalten vor der Befragung Datenschutzhinweise.
• Daten in Deutschland, kein KI-Training: Die Daten liegen in Frankfurt, die KI-Auswertung läuft über AWS Bedrock innerhalb der EU. Mit den Antworten wird keine KI trainiert. Wenn nicht anders vereinbart, löschen wir Umfragen nach einem Jahr.

Für Gruppengespräche mit Audio-Aufnahme gelten Besonderheiten, die wir im Abschnitt „Gruppengespräche und Live-Dialog“ offen beschreiben.

Zum Weiterlesen: Alle Details stehen in unserer Datenschutzerklärung und in unseren Nutzungsbedingungen mit Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV), inklusive der technischen und organisatorischen Maßnahmen und aller Sub-Prozessoren. Eine Kurzliste der Sub-Prozessoren finden Sie auch oben unter „Welche Sub-Prozessoren sind beteiligt?“.

Gerne unterstützen wir Sie bei der Abstimmung, zum Beispiel für eine Betriebs- oder Dienstvereinbarung. Schreiben Sie uns an privacy@senze.ai.